Zeitmanagement für Assistenz und Office Management
Zeitmanagement für Assistenz und Office Management – In diesem Seminar erfahren die Teilnehmer, wie sich die perfekte Zusammenarbeit im Team of Two erfolgreich entwickelt, Konflikte frühzeitig gelöst und Ziele zuverlässig erreicht werden können. Mit unserem 2-tägigen Seminar Zeitmanagement für Assistenz und Office Management erhalten Sie konkrete Konzepte für Ihre Zusammenarbeit.
Zeitmanagement für Assistenz und Office Management: Was sind Productivity Hacks?
Mit Productivity Hacks entlastest du dich selbst und deine Mitarbeiter. Deadlines werden entspannter erreicht und der Stresslevel wird für dein Team reduziert. Und das sind die vier Productivity Hacks, die dich als Führungskraft auf die Überholspur bringen:
#1 Productivity Hack Organisiere deine Work Area
#2 Productivity Hack Mehr Fokus mit der Pomodoro Technik
#3 Productivity Hack Eisenhower Technik: Was ist wirklich wichtig?
#4 Productivity Hack Stop Multitasking
#1 Productivity Hack Organisiere deine Work Area
Studien zufolge verbringen Führungskräfte zwischen 30 und 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument. Schrecklich, oder? Mit dem Productivity Hack Organisiere deine Work Area kannst du dein Leben verändern!
Schaffe Ordnung in deinem Kopf. Schreibe deine Gedanken und Ideen auf. Investiere die ersten 15 Minuten deines Arbeitstags in das Setzen von Prioritäten. Nimm dir eine Stunde pro Woche Zeit, um Papiere zu ordnen. Wenn es etwas gibt, das du in weniger als fünf Minuten erledigen kannst, dann tu es! Wenn es länger dauert, schreibe es auf deine Aufgabenliste.
Nimm dir 15 Minuten pro Tag Zeit, um Papiere wegzuwerfen und deinen Schreibtisch aufzuräumen. Eine Clean Desk Policy ist nicht nur für die Datensicherheit hilfreich, sondern auch für eine organisierte Work Area hilfreich.
Werfe wirklich alles weg, was du nicht brauchst. Nutze die letzten 15 Minuten deines Arbeitstags, um deine Aufgaben für morgen durchzugehen. Was ist wichtig? Was ist dringend?
Bring Ordnung in dein E-Mail-Postfach und lösche alte Mails, die du nicht mehr brauchst.
Machen die Aufgabe gleich beim ersten Mal richtig. Dann musst du diese Aufgaben später nicht wiederholen. Das kostet mehr Zeit.
Dein Work Area: Lege alles, was du brauchst, in Reichweite ab. Halte deine Ordner in der Nähe und in Ordnung. Halte deine Arbeitsfläche leer und sauber. Hier hilft dir als Führungskraft auch die Clean Desk Policy. Bewahre Dinge, die du brauchst, in der Nähe und in gutem Zustand auf.
Lege Dinge, die du nicht oft brauchst, in eine Schublade.
#2 Productivity Hack Mehr Fokus mit der Pomodoro Technik
Bereite am Abend den morgigen Tag vor. Das dauert gerade einmal fünf Minuten. Schreibe dir jeden Abend die sechs wichtigsten Dinge auf, die du am nächsten Tag erledigen möchtest.
Sortiere dann diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Am nächsten Morgen beginnst du dann mit der ersten, wichtigsten Aufgabe. Und hier hilft dir die Pomodoro-Technik.
Wie funktioniert die Pomodoro Technik?
Setze dir ein Zeitlimit von 25 Minuten und arbeite ohne Ablenkung an dieser Aufgabe.
In dieser Phase checkst du keine E-Mails, führst keine Telefonate und interagierst auch nicht mit anderen Menschen.
Mache 5 bis 10 Minuten Pause. Tanke neue Energie und checke kurz deine E-Mails und Chats.
Dann startest du wieder mit einem neuen 25 Minuten Sprint.
Nach drei Durchgängen sind rund 90 Minuten um und du hast dir eine längere Pause von 30 Minuten verdient.
Offenen Aufgaben kommen automatisch auf die Liste für den nächsten Tag. Beenden deinen Arbeitstag damit, eine Liste für den nächsten Tag zu schreiben. Mach daraus eine Routine. Nur so gelingt das Arbeiten mit Productivity Hacks.
#3 Productivity Hack Eisenhower Technik: Was ist wirklich wichtig?
Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker, der von vielen Führungskräften auf der ganzen Welt eingesetzt wird.
Lehne Aufgaben ab, die weder wichtig noch dringend sind. Und so funktioniert’s.
Hinterfrage deine To Dos. Bevor du voller Eifer loslegst, prüfe erst einmal, ob die Aufgaben, die auf deinem Tisch liegen, wirklich notwendig sind.
Mit der Eisenhower-Matrix priorisiert du deine täglichen Aufgaben. Sortiere deine Aufgaben.
Dringlich und wichtig: Trage deine Aufgaben ein, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Diese sogenannten A-Aufgaben solltest du so schnell wie möglich persönlich erledigen.
Wichtig, aber weniger dringlich: Hier sortierst du B-Aufgaben ein. Diese sind zwar wichtig, aber nicht zeitkritisch. Idealerweise legst du schon einmal grob fest, wann du dich darum kümmern könntest.
Dringlich, aber weniger wichtig: Die C-Aufgaben müssen zwar zeitnah bearbeitet werden – aber keinesfalls von dir selbst!
Diese Aufgaben delegierst du an deine Mitarbeiter.
Weder dringlich noch wichtig: Die D-Aufgaben sind die eigentlichen Zeitfresser. D-Aufgaben halten dich von anderen, wichtigeren Aufgaben ab. Nimm diese Aufgaben gar nicht erst an. Delegiere diese Aufgaben oder prüfen, ob diese Aufgaben künftig nicht vermieden oder durch digitale Lösungen automatisiert werden können.
Mache einmal im Monat einen Review. Was ist wirklich wichtig? Welche Aufgaben können durch digitale Lösungen besser und kostengünstiger erledigt werden? Oder nütze die Technik Kill the stupid rule und lösche dieses To Do für dein Team.
#4 Productivity Hack Stop Multitasking
Hast du öfter das Gefühl am Ende des Tages nicht die gewünschten Ergebnisse erreicht zu haben?
Es ist mittlerweile erwiesen: Multitasking funktioniert nicht. Multitasking bremst deine Produktivität und führt zu schlechteren Ergebnissen. Erledige besser eine Aufgabe nach der anderen. Blocke dir Zeiten für hoch konzentrierte Arbeitsphasen. Vermeide dabei Ablenkungen durch das schnelle Checken deiner E-Mails oder Chatter-Nachrichten.
Mit OKR nützt du eine neue Technik für deinen Zielsetzungsprozess. Was bedeutet OKR? OKR steht für Objectives and Key Results und ist eine innovative Management-Methode. Diese Methode hilft Unternehmen, sich zu fokussieren und macht deine Mitarbeiter zufriedener.
Sei präzise und formuliere jedes Ziel als eine positive Aussage. Dann unterteile deine Ziele (Objectives) in kleine, realistische, erreichbare Aktionsschritte. Erstelle eine Liste aller Ergebnisse (Key Results), die dein Team erreichen muss, um das Ziel zu erreichen.
Berechne, wie lange dein Team dafür brauchen wird. Setze für jedes Key Result eine Frist. Mache dir keine Sorgen, wenn du das Ziel nicht exakt erreichst. Wichtig ist, dass sich dein Team auf das Ziel konzentriert und ein Gefühl für die Dringlichkeit hat. Daher plane deinen Key Results mit einem Zeit- und Ergebnispuffer.
Mit OKRs schaffst du eine klare Vorstellung von deinen Zielen. Stellen dir vor, dass dein Team das Ziel bereits erreicht hat: Wie fühlt sich das an? Mit #Energize lädst du dein Team mit Energie auf.
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- Durch effektives Selbst- und Zeitmanagement Aufgaben schnell, effizient und fehlerfrei erledigen
- Chefentlastung – Der Weg zur optimalen Zusammenarbeit
- Wirkungsvolle Präsentationen für den Chef erstellen: Grafiken, Folien und Diagramme zielgerichtet einsetzen
- Mit Outlook die eigene Kommunikation im Griff: Aufgaben, Termine, Nachrichten und Kontakte richtig organisieren
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Zielgruppe – Zeitmanagement für Assistenz und Office Management
Assistenten/-innen der Geschäftsleitung und des Vorstandes, Office-Manager/-innen, sowie Bereichs-Sekretäre/-innen, Teamassistenten und Projekt-Assistenten/-innen.
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Ihr Nutzen – Zeitmanagement für Assistenz und Office Management
Tag 1
> Büroorganisation und Selbstmanagement
> Konzentration auf das Wesentliche – Optimales Zeitmanagement
> Das Team of Two – perfekte Zusammenarbeit mit dem Chef
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Tag 2
> PowerPoint – Aussagekräftige Präsentationen gestalten
> Outlook – Kommunikation und Zeitmanagement optimal organisieren
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Für das Praxis-Training werden den Teilnehmern am 2. Seminartag PC’s bereitgestellt
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Ihr Vorsprung – Zeitmanagement für Assistenz und Office Management
Jeder Teilnehmer erhält mit dem Seminar folgende S+P-Produkte:
+ S+P Checkliste: Die ABC- Analyse – Prioritäten richtig setzen
+ S+P Checkliste: Wie organisiere ich meinen Arbeitsplatz richtig?
+ S+P Checkliste: Identifizieren Sie Ihre Zeitdiebe und Zeitfresser
+ S+P Test: Welcher Zeitmanagementtyp bin ich?
+ S+P Leitfaden: „Effektive Chefassistenz“
Programm 1 Seminartag
Büroorganisation und Selbstmanagement
> Mehr Erfolg durch Selbstorganisation
> Den eigenen Arbeitsplatz richtig managen und Arbeitsabläufe gezielt optimieren
> Prioritäten erkennen und klar kommunizieren
> Die tägliche Informationsflut souverän beherrschen, Informationen optimal aufbereiten und weiterleiten
> Effektives Arbeiten mit der persönlichen Leistungskurve
> Erfolgreiches Netzwerken – Wie Ihnen Ihr Netzwerk helfen kann
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+ S+P Checkliste: Wie organisiere ich meinen Arbeitsplatz richtig?
+ S+P Checkliste: Die ABC-Analyse – Prioritäten richtig setzen
+ S+P Test: Wie professionell gestalten Sie Ihre Arbeit?
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Konzentration auf das Wesentliche – Optimales Zeitmanagement
> Arbeitsabläufe konsequent planen, gliedern und bewältigen
> Aufgaben und Zeitfenster im Team kommunizieren
> Zeitdiebe erkennen und erfolgreich verhindern
> Unterscheiden können zwischen „Dringend“ und „Wichtig“
> Praxis-Check: Instrumente zur optimalen Nutzung Ihres Zeitbudgets
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+ S+P Checkliste: Identifizieren Sie Ihre Zeitdiebe und Zeitfresser
+ S+P-Test: Welcher Zeitmanagementtyp bin ich?
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Das Team of Two: Erfolgreiche Teamarbeit von Führungskraft und Assistenz
> Effektive Zusammenarbeit und optimale Abstimmung
> Gesprächs- und Abstimmungsbedarf erkennen
> Sonderstellung zwischen Chef und Mitarbeitern – Wie Sie nicht zwischen die Fronten geraten
> Die Assistenz-Rolle selbstbewusst vertreten
> Kompetente „Anlaufstelle“ für Dritte sein
> Die Führungskraft souverän vertreten
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+ S+P Leitfaden: Effektive Chefassistenz
+ S+P Leitfaden: Gesundes Selbstvertrauen aufbauen
+ S+P Checkliste: Effektive Zusammenarbeit mit Ihrem Chef
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Programm 2 Seminartag
PowerPoint – Aussagekräftige Präsentationen gestalten
> Gekonnt präsentieren: Welche Präsentation für welchen Zweck?
> Crashkurs: Die gelungene Präsentation in zehn Minuten
> Das passende Layout mit nur einem Klick
> Texte ansprechend gestalten
> Weniger ist mehr: Animationen sinnvoll einsetzen
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+ PowerPoint-Vorlagen für Ihre Produkt- und Kundenpräsentationen
+ S+P Checkliste für Schnellstart PowerPoint
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Outlook – Kommunikation und Zeitmanagement optimal organisieren
> Schluss mit verlegten Mails, vergessenen Terminen und Kontakten!
> Bequemes Versenden von E-Mails: Signaturen, Anlagen, Lesebestätigungen und Prioritäten
> Nutzen der Kalenderfunktionen: Postfächer freigeben, Kalenderfreigaben und Stellvertreterrechte
> Aufgabenverwaltung: Erstellen, Bearbeiten und Delegieren von Aufgaben
> Übersicht in die tägliche Nachrichtenflut bringen: E-Mails mit Regeln und Ordnern verwalten. Unerwünschte E-Mails im Spam-Ordner landen lassen
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+ Outlook-Vorlagen für private und geschäftliche E-Mails mit Pfiff
+ S+P Checkliste für Schnellstart Outlook
+ S+P Checkliste: So bekommen Sie die E-Mail-Flut in den Griff
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Ihr Ansprechpartner – Zeitmanagement für Assistenz und Office Management
Haben Sie noch Fragen zu unserem Seminar Zeitmanagement für Assistenz und Office Management? Sie benötigen eine fachliche Beratung oder möchten sich anmelden?
Unser Ansprechpartner steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Fachbereich Weiterbildung
Telefon: +49 89 452 429 70 – 100
Fax: +49 89 452 429 70 – 299
E-Mail: service@sp-unternehmerforum.de
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Die nächsten Termine finden Sie unter Seminar Termine.
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Führungs-Stärke – Seminare und Inhouse Trainings
Seminar Führungs-Stärke gezielt einsetzen: Seminar Zielvereinbarung
Seminar Führungs-Stärke gezielt einsetzen: Souverän entscheiden – besser führen
Seminar Führungs-Stärke gezielt einsetzen: Hochleistungsteams entwickeln
Seminar Führungs-Stärke gezielt einsetzen: Teams entwickeln
Kommunikation und Teammotivation – Seminare und Inhouse Trainings
Seminar Kommunikation und Teammotivation: Motivation von Mitarbeitern
Seminar Kommunikation und Teammotivation: Mit Motivation zu Spitzenleistungen
