Datenschutz: Was gilt für die Personalakte?

Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? In unserem Informationsblog erhalten Sie aktuelle Datenschutz-Informationen für das HR Management. Diese 5 Punkte sind beim Datenschutz: Führen einer Personalakte zu beachten:

#1 Welche Daten dürfen im HR Management erhoben werden?

#2 Dürfen Vorstrafen, Religion etc. erfasst werden?

#3 Sind Recherchen in sozialen Netzwerken erlaubt?

#4 Welche Speicherdauer ist bei Personaldaten zu beachten?

#5 Was gilt beim Umgang mit online-Bewerbungen?

#1 Datenschutz: Was gilt für die Personalakte?

Immer zulässig: Die Erfassung von Stammdaten ist immer zulässig.
Die Frage, welche personenbezogenen Daten des Bewerbers zulässigerweise erhoben werden dürften, richtet sich nach den arbeitsrechtlichen Grundsätzen zum Fragerecht des Arbeitgebers. Das Bundesarbeitsgericht hat hier festgelegt, welche Fragen im Bewerbungs- und Interviewprozess gestellt werden dürfen und welche nicht.

Da es sich beim Bewerbungsprozess um ein sog. vorvertragliches Vertrauensverhältnis handelt, ist eine Speicherung von Daten, welche mit zulässigen Fragen erhoben wurden, datenschutzrechtlich immer unproblematisch. Diese Daten genügen den Anforderungen des § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG und werden im Regelfall in entsprechenden Bewerbermanagementsystemen als so genannte Stammdaten erfasst. Unproblematisch ist beim Thema Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? daher die Erhebung der folgenden Stammdaten:

• Namen,
• Anschrift,
• Telefonnummer sowie
• E-Mail Adresse.

#2 Schutzwürdige Daten – Datenschutz: Was gilt für die Personalakte?

Die darüber hinausgehende Erhebung von sog. schutzwürdigen Daten ist datenschutzrechtlich nur eingeschränkt möglich. Beim Thema Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? sind folgende personenbezogene Daten gesondert zu beurteilen:

• rassische Herkunft,
• ethnische Herkunft,
• Religion oder Weltanschauung,
• Behinderung,
• Sexuelle Identität,
• Gesundheit,
• Vermögensverhältnisse,
• Vorstrafen,
• Laufende Ermittlungsverfahren.

Die oben genannten Daten darf der Arbeitgeber auch datenschutzrechtlich nur unter den strengen Voraussetzungen des § 8 Absatz 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) erheben.
Die Erhebung von Gehaltsdaten bei dem bisherigen Arbeitgeber ist nur dann zulässig, wenn das Gehalt erkennbar für die Einstellungsentscheidung von Relevanz ist.
Vorstrafen 

Hinsichtlich der Fragen nach Vorstrafen gelten spezialgesetzliche Vorschriften, die dem BDSG in der Rangfolge vorgehen. Es sind hier gemäß § 1 Absatz 3 Satz 1 die Vorschriften des Bundeszentralregistergesetzes (BZRG) anwendbar. Wichtig ist dies immer dann, wenn der Arbeitgeber bei den Bewerbern ausdrücklich bestehende Vorstrafen abfragt.
Hier besteht die Besonderheit, dass sich der Bewerber nach § 53 Absatz 1 BZRG als unbestraft bezeichnen darf und den der Verurteilung zugrunde liegenden Sachverhalt nicht zu offenbaren braucht. Im Regelfall ist die gegeben, wenn der Strafrahmen neunzig Tagessätze nicht überstiegen hat, d. h. keine Eintragung in das Bundeszentralregister besteht.

§53 Abs. 1 BZRG „Offenbarungspflicht bei Verurteilungen“ regelt folgendes:
(1) Der Verurteilte darf sich als unbestraft bezeichnen und braucht den der Verurteilung zugrunde liegenden Sachverhalt nicht zu offenbaren, wenn die Verurteilung

1. nicht in der Führungszeugnis nach § 32 Abs. 3, 4 aufzunehmen oder
2. zu tilgen ist.

Hiervon unabhängig ist die Frage zu beurteilen, ob ein Arbeitgeber den Bewerber überhaupt nach Vorstrafen fragen darf. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Erhebung dieser Daten orientiert sich an der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.
Es besteht ein Fragerecht des Arbeitgebers nur dann, soweit die spezifische Art des zu besetzenden Arbeitsplatzes dies erfordert. Das gilt bspw. bei der Besetzung von Vertrauensstellungen und/oder Garanten-Stellungen.
Gewerkschaftszugehörigkeit 

Beim Thema Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? ist auch die Frage nach einer etwaigen Gewerkschaftszugehörigkeit im Bewerbungsverfahren gesondert zu beurteilen. Diese Frage wird arbeitsrechtlich nach der Rechtsprechung für unwirksam erachtet. Die datenschutzrechtliche Konsequenz ist insoweit, dass auch eine Erhebung von personenbezogenen Daten zu Gewerkschaftszugehörigkeit als unzulässig angesehen wird.
Auch nach der Einstellung obliegt es allein dem Arbeitnehmer die Entscheidung, ob er seine Gewerkschaftszugehörigkeit zwecks Geltendmachung tariflicher Rechte offenlegt oder nicht.
Religiöse Überzeugung 

Fragen nach politischen, religiösen und philosophischen Überzeugungen sind nur bei sogenannten Tendenzbetrieben oder bei besonderen Vertrauensstellungen (zum Beispiel Frage nach Scientology-Mitgliedschaft) gerechtfertigt. Die Erhebung dieser Daten wäre also nicht datenschutzkonform.

#3 Recherche in sozialen Netzwerken – Datenschutz: Was gilt für die Personalakte?

Arbeitgeber informieren sich über potentielle Bewerber immer häufiger über frei im Internet zugängliche Informationen und soziale Netzwerke. Im privaten und im beruflichen Bereich sind hier zu nennen soziale Netzwerke wie:

• Facebook
• Xing
• LinkedIn
• Instagram

Die Thematik Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? kann hier noch nicht eindeutig beantwortet werden. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung, ob und inwieweit innerhalb eines Bewerbungsprozesses auf Daten in sozialen Netzwerken zurückgegriffen werden kann, besteht nicht. Die Nutzungsmöglichkeiten für den Arbeitgeber sind aber vielfältig:

• Mangels einer ausdrücklichen gesetzlichen Regelung ist auf die allgemeinen datenschutzrechtlichen Grundsätze der Zulässigkeit einer Verarbeitung der Bewerberdaten zurückzugreifen.
• Da eine ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers regelmäßig auszuschließen ist, benötigt der Arbeitgeber für eine rechtmäßige Verarbeitung in den oben genannten Beispielen eine gesetzliche Ausnahmevorschrift: Nach § 32 Abs. 1 S.1 BDSG dürfen personenbezogene Bewerberdaten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Die Erhebung allgemein zugänglicher Daten ist demnach nicht zulässig, wenn das schutzwürdige Interesse des Beschäftigen an dem Ausschluss der Erhebung gegenüber dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers überwiegt. Im Hinblick auf soziale Netzwerke im Internet, die der elektronischen Kommunikation dienen, werden deshalb die nachfolgenden Grundsätze anwendbar sein.

• Ein Abgleich der Bewerberdaten mit einem beruflichen sozialen Netzwerk (u.a. XING, LinkedIN) dürfte vom Anwendungsbereich der Vorschrift gedeckt sein: Denn der Bewerber nimmt an diesen Netzwerken gerade Teil, um seine beruflichen Kontakte zu vernetzen und zu nutzen.
• Er muss bei diesen freiwillig und öffentlich preisgegebenen Daten damit rechnen, dass ein potentieller neuer Arbeitgeber einen entsprechenden Abgleich vornimmt.

#4 Welche Speicherdauer ist bei Personaldaten zu beachten?

In der datenschutzrechtlichen Fachliteratur existieren zum Thema Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? zum Teil unterschiedliche Ansichten, ob und vor allem wie lange Bewerberdaten gespeichert werden dürfen. Insoweit ist auf die allgemeinen Bestimmungen des BDSG zurückzugreifen. Nach § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG ist eine Speicherung im Rahmen der Zweckbestimmung des vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses zugelassen. Das bedeutet für die Praxis:

• Falls sich ein Unternehmen dazu entschieden hat, den Bewerber nicht einzustellen, ist § 35 Absatz 2 Satz 2 BGB anwendbar und die Bewerberdaten sind zu löschen. Eine Ausnahme hiervon würde dann vorliegen, wenn der Bewerber im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ausdrücklich zugestimmt hat, dass seine Daten gespeichert und vorgehalten werden dürfen.
• Mangels einer ausdrücklichen gesetzlichen Regelung ist bei der Frage der Löschung von Bewerberdaten auf die Behördenpraxis der Datenschutzbehörden abzustellen. Der Zeitpunkt der Löschung liegt insoweit nach der Anwendungspraxis der Datenschutzbehörden regelmäßig bei zwei Monaten nach Zugang des ablehnenden Schreibens an den Bewerber.
• Denn innerhalb dieses Zeitraums kann ein Bewerber theoretisch noch zivilrechtlich wegen des sogenannten Diskriminierungsverbots aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gegen das Unternehmen vorgehen. Bis zu diesem Zeitpunkt muss und soll es dem Unternehmen auch möglich sein, auf die Bewerberdaten zurückzugreifen.
• Eine Einwilligung zu einer darüber hinausgehenden längeren Speicherung kann im Bewerbungsprozess entweder online oder offline.

#5 Was gilt bei Online-Bewerbungen?

Viele Unternehmen haben ihren Bewerbungsprozess mittlerweile vollständig auf einen Online-Bewerbungsprozess umgestellt. Bei der Frage, welche personenbezogenen Daten hier erhoben und verarbeitet werden dürfen, gelten die oben dargestellten Grundlagen.
Für die Fragestellung Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? gilt daher folgendes: Auch wenn die Verarbeitung aufgrund der gesetzlichen Vorschrift des § 35 BDSG ohne ausdrückliche Einwilligung zulässig wäre, empfiehlt es sich in der Praxis, eine entsprechende Einwilligungserklärung zusätzlich einzuholen.

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