Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Alle Projekte sind mit dem Risiko der Terminüberziehung, der Überschreitung der geplanten Kosten und der Verfehlung der gesetzten Qualitäts- und Funktionsziele behaftet. Je früher die wichtigsten Risikotreiber aufgedeckt werden, umso eher kann der Projektmanager auch Risikovorsorge treffen. Mit dem folgenden Informationsblog „Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an“ erhalten Sie die wichtigsten Checks zur optimalen Risikosteuerung:

  • Risiken im Projektteam
  • Risiken im Projektumfeld
  • Risiken in der Projektplanung und Projektdurchführung
  • Kaufmännische Budgetrisiken
  • Technische Projektrisiken

 

Risiken im Projekt steuern - Auf was kommt es an

 

Risiken im Projektteam – Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Teammitglieder fallen aus

Der Ausfall  wichtiger Mitarbeiter gehört zu den häufigsten Ursachen für Schwierigkeiten im Projekt. Krankheiten, Unfälle, Urlaub, Arbeitsplatzwechsel, Abzug in andere Projekte, Kündigung – die Gründe dafür, dass ein Teammitglied ausfällt, sind vielfältig.

Fehlendes Fachwissen

Im Projektverlauf stellt sich heraus: Ein Mitarbeiter verfügt nicht über das notwendige Fachwissen oder ausreichend Erfahrung, um sein Aufgabenpaket umzusetzen. Der Mitarbeiter begeht Fehler, die Projektarbeit verzögert sich.

Unzureichende Verfügbarkeit

Da Projektarbeit meistens parallel zum Tagesgeschäft erledigt wird, halten Projektmitarbeiter ihre zugesagten Stunden nicht ein. Das Tagesgeschäft geht vor, die Projektarbeit leidet. Mitunter stehen Mitarbeiter auch gar nicht mehr zur Verfügung.

Konflikte im Team

Arbeit in Projekten ist generell konfliktträchtig, weil unterschiedliche Menschen eng zusammenarbeiten müssen. Es entstehen Konflikte, die auf Dauer zermürben und kostbare Energien rauben.

Missverständnisse im Team

Wenn Aufgaben und Kompetenzen nicht klar verteilt sind, kommt es schnell zu Missverständnisse im Team, die sich negativ auf den Projektfortschritt auswirken. Besonders groß ist diese Gefahr, wenn die Teammitglieder räumlich weit voneinander entfernt sind und vorwiegend virtuell zusammenarbeiten.

 

Risiken im Projektumfeld – Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Unternehmensrisiken

Ein Projekt ist besonders gefährdet, wenn das Unternehmen mit existenziellen Gefahren (Absatzeinbrüche, Aufkommen disruptiver Technologien) konfrontiert wird. Das Management räumt dann diesen projektfremden Problemen die höchste Priorität ein.

Konkurrierende Ziele

In kleineren Projekten sind die Ziele meist überschaubar. Werden allerdings unterschiedliche Interessen verfolgt, können Ziele plötzlich miteinander konkurrieren oder sich sogar gegenseitig ausschließen.

Fehlende Unterstützung

Stakeholder können großen Einfluss auf ein Projekt nehmen. Fehlt ihre Unterstützung oder sind sie gar negativ eingestellt, kann das Projekt scheitern.

Mangelnde Stabilität

Wenn sich Strukturen im Unternehmen ändern, kann sich das schnell auch auf die Stabilität des Projekts auswirken. Besonders hoch ist das Risiko, wenn die Organisationsstruktur unklar ist oder sich im steten Wandel befindet.

Fehlende Akzeptanz

Dem Projekt fehlt die Akzeptanz im Unternehmen. Zum Beispiel möchte die Geschäftsführung

Mit dem Projekt Veränderungen durchsetzen, die von den Mitarbeitern nicht mitgetragen werden.

Austausch von Personal

Es werden Fachexperten während des Projektverlaufs ausgetauscht. Dadurch geht Expertenwissen verloren, was insbesondere in technischen Projekten oft schädlich ist.

 

Risiken in der Projektplanung – Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Fehlende Zielklarheit

Im Vorfeld des Projekts wird zu oberflächlich agiert und zu wenig auf die Bedürfnisse und Besorgnisse der Beteiligten eingegangen. Dadurch bleiben die Vorstellungen vom Sinn und den Zielen des Projekts unklar, was später zwangsläufig zu Problemen führt.

Zu enger Zeitplan

Die Zeitplanung ist übermäßig optimistisch, Aufwand und Komplexität werden unterschätzt. Dies bringt das Risiko, dass zugesagte Termine nicht eingehalten werden oder Meilensteine in Verzug geraten.

Vergessene Aktivitäten

Bei der Projektplanung wurden wichtige Aktivitäten übersehen. Die Folge davon können negative Auswirkungen auf die Zeit- und Kostenplanung sein.

Unklare Zusammenhänge

Die Zusammenhänge zwischen Projektphasen, Arbeitsaufwand und Ressourcenverbrauch sind unklar.

Fehlinterpretationen

Projektziele oder Vorgaben für Arbeitspakete lassen zu große Interpretationsspielräume zu. Damit besteht das Risiko bewusster oder unbewusster Fehlinterpretationen – mit der Folge, dass die Projektarbeite unter Zielkonflikten leidet.

Große Selbstsicherheit

Einige Projektbeteiligte sind sich zu sicher. Sie neigen dazu, Erfahrungen aus anderen Projekten ungeprüft und ohne große Diskussionen auf das aktuelle Projekt zu übertragen.

 

Risiken in der Projektdurchführung – Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Ungünstige Organisationsform

Für das Projekt wird eine Organisationsform gewählt, die den Anforderungen des Projekts nicht entspricht.

Fatale Abhängigkeiten

Projekte stehen häufig in Abhängigkeit von anderen Projekten im Unternehmen. Verzögern sich diese Projekte oder fallen sie ganz aus, kann dies fatale Folgen für das eigene Projekt haben.

Massive Änderungswünsche

Widersprüchliche, mehrdeutige oder auch vielfältige Anforderungen ohne Priorisierung können zu Konflikten und Verzögerungen führen. Größere Änderungswünsche des Auftraggebers während der Projektlaufzeit können den Projektplan gefährden.

Mangelhafte Kommunikation

Probleme bei der Umsetzung werden zu lange nicht offengelegt. Dadurch kommt es zu oft zu Verzögerungen.

Unzureichende Steuerung

Der Projektleiter unterschätzt seine Aufgabe als Projektmanager oder missversteht sie als unbedeutende „Nebentätigkeit“. Das kann dazu führen, dass das Projekt aus dem Ruder läuft.

Lange Projektdauer

Zieht sich ein kleineres Projekt über einen zu langen Zeitraum hin, dann birgt das weitere Unwägbarkeiten. Kosten für Materialien, Maschinen oder Ressourcen können steigen. Im schlimmsten Fall ändern sich die Verhältnisse so, dass das Projektergebnis nicht mehr benötigt wird.

 

Technologische Risiken – Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Neue Technologien

Bei innovativen Projekten kommen neue Technologien, Verfahren, Produkte oder Werkzeuge zum Einsatz, die noch wenig erprobt sind und häufig an Kinderkrankheiten leiden.

Fehlende Erfahrung

Der Einsatz von neuen Technologien, Verfahren, Produkten oder Werkzeugen wirft auch immer die Frage auf, ob im Unternehmen auf diesem Gebiet ausreichend Know-how und Erfahrung verfügbar ist.

Fehlende Machbarkeit

In Projekten mit komplexen Abhängigkeiten lässt sich nicht wirklich sagen, ob der vorgesehene Lösungsweg überhaupt gangbar ist. Eine geplante Lösung kann sich im Projektverlauf als nicht umsetzbar erweisen.

Verfügbarkeit von Ressourcen

Technische Ressourcen wie Werkzeuge, Maschinen, Infrastruktur, Rechenleistungen oder Test- und Integrationsumgebungen stehen wie geplant zur Verfügung.

Eignung von Ressourcen

Notwendige Ressourcen wie Entwurfs- und Entwicklungswerkzeuge, Entwicklungsumgebungen, Programmiersprachen, Datenbanksysteme, Hardware oder Maschinen erweisen sich im Projektverlauf als nicht geeignet.

 

Kaufmännische Budgetrisiken – Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Kundenrisiken

Neue Ansprechpartner und – damit oft einhergehend – modifizierte Anforderungen können selbst in kleineren Projekten zu ernsthaften Schwierigkeiten führen, wenn Lieferungen und Leistungen nicht klar und eindeutig geregelt sind.

Vertragsrisiken

Unklar spezifizierte Arbeitsleistungen und vorschnell gemachte Zusagen können den Projektaufwand schnell in die Höhe treiben.

Lieferantenrisiken

Lieferanten können sich als unzuverlässig herausstellen – zum Beispiel ausfallen oder Produkte minderer Qualität liefern.

Vertragspartnerrisiken

Werden Vertragspartner (Sub-Unternehmen) eingebunden, kann die Zusammenarbeit vielfältige Risiken bergen: Fachexperten stehen nicht zur Verfügung, die Arbeitsausführung ist mangelhaft, Termine werden nicht eingehalten…

 

Gute Entscheidungen als Projektmanager treffen – Risiken im Projekt steuern – Auf was kommt es an

Zu den wichtigsten Maßnahmen des Risikomanagements im Projekt zählen

  • Risikovermeidung
  • Risikoverminderung
  • Risikobegrenzung
  • Risikoverlagerung und
  • Risikoakzeptanz.

Diese Maßnahmen können Sie in der Projektpraxis am Besten wie folgt umsetzen:

Das Problem präzise bestimmen

  • Wie lauten Meinungen? Welches sind Tatsachen?
  • Welches sind relevante Tatsachen und objektive Fakten?
  • Worin besteht das wirkliche Problem?

Anforderungen an die Entscheidung definieren?

  • Welche positiven Effekte muss die Entscheidung bewirken?
  • Was muss mindestens erreicht werden?

Alternativen herausarbeiten

  • Welche unterschiedlichen Alternativen gibt es?
  • Welche Lösungsoptionen sind denkbar?

Mögliche Risiken durchdenken

  • Welche Risiken sind mit jeder Alternative verbunden?
  • Wie lange legen wir uns mit dieser Alternative fest?
  • Wie reversibel ist die Entscheidung? Wie groß sind die Risiken?

Rote Linien festlegen

  • Unter welchen Grenzbedingungen macht die Realisierung der Entscheidung gerade noch Sinn?
  • Unter welchen Umständen muss eine völlig neue Entscheidung gefällt werden?

Entschluss fassen

  • Wer trifft die Entscheidung? Wie wird die Entscheidung gefällt?

Umsetzung auf den Weg bringen?

  • Welche kritischen Maßnahmen sind notwendig, um die Entscheidung umzusetzen?
  • Wer ist verantwortlich für die Maßnahmen? Welche Deadlines gelten?

 

Als Projektmanager sind Sie Unternehmer auf Zeit im Unternehmen. Sie tragen die persönliche Verantwortung für die Einhaltung des Projekttermins und des Projektbudgets sowie für die Erreichung der gesetzten Leistungsziele.  Für Ihre persönliche Weiterbildung als Projektmanager finden Sie hier eine Seminarauswahl mit dem Fokus Projektmanagement – Auf was kommt es an.

 

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